“复盘理论”刘远敏女士专访(一):中小企业

 成功案例     |      2021-09-19 01:51

  “复盘理论”刘远敏女士专访(一):中小企业财务管理面临的问题,你找对管理方法了吗

  从2020年初的疫情爆发,到现在全球疫情持续演变,营商环境复杂严峻,全球经济大幅下滑,宏观环境不容乐观,市场竞争又越来越激烈,相对抗风险能力强的大型企业而言,中小企业抵御风险能力较差,企业面临的生存空间在哪里?今天我们有幸请到一位在中小企业财务管理工作中深耕20多年、积累了丰富实战经验的高级财务经理人刘远敏女士,请她来给我们分享一下,中小企业在财务管理方面的一些成功经验。

  记者问:中小企业作为我国经济发展的重要支柱,在财务管理上会遇到哪些困境或问题?

  刘远敏:您好!非常高兴有机会在这里跟您探论这个问题。现今企业处在一个复杂多变的外部环境中,大数据的信息化时代,国家对企业的监管越来越透明化,特别是继去年以来的疫情对经济持续下滑的影响,企业要寻求生存与发展,就需要企业对外部环境有较高的感知度和适应能力,才能在激烈的行业竞争中占领一席之地而发展下去。据工信部统计数据,中国中小企业数量已超过3000万,中小企业创造了50%以上的税收,60%以上的GDP,70%的技术创新,80%的城镇劳动就业,占有90%以上的市场主体,这就是中小企业具有的“五六七八九”的典型特征。但中小企业的平均寿命却只有3年左右,中小企业的发展,输在缺钱、缺乏资源,缺乏有效的管理方法。在疫情常态下,中小企业面临的生存环境更艰难。除了您刚才提到的外部环境和行业竞争外,很多中小企业都是从个体、家族企业发展起来的,企业经营规模小、内部管理制度不规范不健全、内控管理薄弱、没有将考评激励机制与内部管控有效结合。传统财务忙于事后的会计核算,对事前、事中的经营活动参与较少,未将财务管理及风险控制渗透到经济业务的各个环节中去,违背了稽核、控制的基本原则。

  刘远敏:企业面临的外部环境问题主要有疫情下的危机、国家宏观政策调控、企业的竞争地位、税收政策等方面的影响。

  一是疫情下的危机。在疫情常态化下,全球经济下滑,企业面临各方面的危机威胁。企业最关键的问题是如何活下去?威胁与机遇并存,如何从危机中寻求机遇。

  二是国家宏观政策调控。关注国家宏观政策对企业发展的影响,如果企业处在调控的产业链条,就要淘汰落后产业或被调控的产业,重新定位或调整战略方向和经营目标。

  三是金税四期上线。国家利用大数据对企业的税收监控,政府各部门信息互换,税收监管日趋严苛和透明化。企业一方面在多交糊涂税和漏税,另一方面又通过非法手段逃税、偷税。如何规防范和避税收风险,让企业合理合法节税。

  四是企业的竞争地位。企业应审视在市场中的行业竞争地位,如何提高盈利能力?业务链条上前端供应商和后端客户对企业的各种影响因素,都会影响企业最终如何获取稳定的经营利润。

  记者问:作为企业的财务管理者,您觉得企业的内部财务管理又存在哪些问题呢?

  一是内控体系不健全。内部管理不规范不健全,财务控制体系薄弱,管理层意识不到财务的重要性,特别是中小企业往往都是老板不重视一言堂,其他业务部门配合力度就更差,财务部门推行制度和规范流程比较困难。企业整体没有财务理念、财务信息化建设较差,业财融合也很困难。

  二是没有预算或预算流于形式。很多中小企业没有预算管理,有的预算管理仅流于形式,管理层不重视不落实,绩效考核不严谨不合理,导致预算执行部门未完成既定责任目标。甚至有些可控风险因无有效的考核机制,最终的经营风险全部由公司兜底,形成比常规管理成本更高的巨额损失,从而严重影响企业整体经营目标实现。

  三是商业模式不成熟。企业营业收入规模小、利润低。企业的资本结构不合理,过度投资、过高举债,无正常的经营现金回流,导致企业资金链断裂,甚至濒临破产边缘。

  四是财务人员能力水平有限。财务人员缺乏财务思维和经营思维,未跳出财务去深入业务,未与业务有效融合,从而导致财务与业务分离。滞后的财务分析老板、业务看不懂,不能提供决策有效的分析数据。

  记者问:在您以往的工作中有没有一些好的方法来解决企业的这些财务管理困境或问题呢?

  刘远敏:在10年前就开始学习并运用复盘理论来解决工作和学习中遇到的问题,这个方法简单有效,不仅可以用于个人的能力成长提升,同样也可以运用到企业的经营管理和财务管理中。通过复盘管理,我们可以发现企业现阶段发展中管理存在哪些问题,哪些方面还有待去完善和提高,去夯实管理基础,从而让企业的管理能力提升。

  刘远敏:复盘是围棋选手提高棋技最重要的方法,意思是每下完一盘棋后,重新在棋盘上复演棋局,检查自己和研磨对手,思考自己哪些不足的地方,哪些下得好,哪些还可以有更好的下法,或者别人的方法在哪些方面比自己的更胜一筹,从而将自己或别人的成功经验来增强自己的实战能力。这种棋局的还原复演并分析研讨的过程就叫复盘。复盘管理就是运用科学的方法,对组织或个人以往的工作进行回顾,发现其在以往工作中的优点和不足,进而为未来的工作和计划做好准备。

  复盘的目的:在于找出组织前进过程中的绊脚石、拦路虎,并坚决将其铲除。复盘是从事物的本源去分析问题的实质,总结客观规律,从规律中得到定性的结论,并将新的认知运用到管理环节中,不断改进和修订完善。

  记者问:在工作中有不同的事情,每项工作也有不同的阶段和实施人员,哪您的复盘方法论对复盘工作和人员有哪些要求呢?复盘成功的关键要素是什么呢?

  刘远敏:确实复盘工作就像您说的,我们的工作是由大小不同的事项组成的,每项工作都有不同的阶段。复盘对不同阶段不同事项的要求是不同的,对参与复盘的各层级人员的要求也是不同的。

  对复盘的工作要求:小事及时复盘:复盘周期每日或每周,比如日工作计划,周工作计划等,行动结束后及时复盘制定改进方案并落实。大事阶段性复盘:复盘周期月度或季度。项目型工作、预算工作等,月度或季度进行复盘,对工作项目和行动计划及时调整。事后全面复盘:复盘周期半年或年度。项目实施结束,或者工作战略告一段落要进行总复盘,固化经验,形成成功的工作模式。

  1.领导者率先垂范,带头做复盘,指引工作方向,进行过程纠偏。复盘不应只是工具,最高境界是形成习惯。

  2.管理者承上启下,先学会工具和方法,分解目标到基层员工,带领团队实践并运用,创建积极的团队氛围;

  3.基层员工切实执行,实践复盘方法和工具,改变行为,养成习惯,发动群体智慧,不断创新工作。

  1.开放心态:以开放的心态面对,倾听不同见解,复盘是对事物的总结,非对人员的奖惩,要客观回顾事件的成败与得失。

  2.坦诚表达:以企业利益第一为原则,复盘过程中参与人员能够对事不对人,阐述每个人不同的观点和看法,不奉承、不回避。

  3.实事求是:复盘过程建立从结果到原因的探讨路径,力求还原真实的事实,所有讨论均基于客观真实的实际情况而展开。

  4.集思广益:复盘需要纳入不同角色、不同层面的成员参与,广开言路,彼此分享,以便更全面广泛地分析,并形成集体的智慧。

  5.反思自我:分析成功或失败的原因,既要考虑客观因素,也不能忽略主观因素。尤其是对待失败,多从自我反思做起,多挖主观原因,避免归罪于外,相互指责。

  6.刨根问底:复盘时,要尽可能退得远些,尽量不局限于就事论事;要刨根问底,找到本质和规律。

  7.重在行动:学习经验教训,并实现对后续行动的改进,对复盘效果进行检查。

  记者问:那复盘时我们是用什么方法去发现我们工作的问题,又是通过哪些环节去处理的呢?

  刘远敏:复盘理论的工具有很多,主要有鱼骨图法、人机料环法、5W1H法、平衡积分卡等等。每种方法各有优却点,我们企业在深入研究管理活动中的问题时,要结合企业的实际情况来选择适用的复盘工具去解决工作中的实际问题。

  1.鱼骨图法(因果图法):我们通过头脑风暴法找出影响问题的这些因素,并将它们与特性值一起,按相互关联性整理而成的层次分明、条理清楚,并标出重要因素的图形就叫特性要因图。因其形状如鱼骨,所以又叫鱼骨图(以下称鱼骨图),它是一种透过现象看本质的分析方法。其特点是直观、逻辑性强。鱼头是需要解决的问题,大小鱼骨是出现问题的大小要因。比如我们用于企业管理,就可以从财务维度、内部运营维度、客户维度和员工成长维度思考达成组织战略的关键因素,分析原因环节,层层剖析,每个关键因素都可以向下细分出具体应达到的标准。

  2.人机料法环:人:在整个问题发生过程中可能遇到和涉及的所有人;机:工作过程中的资源支持及获取状况;料:产品和服务;法:工作流程和管理制度;环:进行一项工作时,面对的外部环境、客户环境和公司的内部环境。

  3.5W1H法:原因(Why):为什么做;事件(What):需要做什么工作;环境(Where):在哪里做?从哪里入手?时间(When):什么时间完成?什么时机最合适?人(Who):由谁来承担?由谁来完成?由谁来负责?相关人事谁?方法(How):如何提高效率?如何实施?用何种方法?

  4.平衡积分卡:这种方法以表格的方式展现直观明了,将企业的目标类别进行分解,然后分解到岗位至个人。目标要做到精准、有效,要与企业实际情况和岗位结合。目标分解应基于企业整体目标去提取指标,既能起到绩效的效果,又能引导员工正确的行为和方向。

  复盘分为五步操作流程,包括:回顾目标、追溯过程、评估结果、分析原因和总结经验。

  1.回顾目标:目标的本质,回顾有价值的目标。根据SMART原则设定目标,目标要具体,可衡量,可达到,相关性,时限性。注意目标不清,缺乏共识,目标没有分解或可行性,与计划脱节。

  2.追溯过程:复盘需要追溯执行过程,目的是让参与复盘的人了解事件的经过和细节,才有共同讨论的基础。将某些事项在执行过程中遇到的问题,作为复盘重点解决的方向。复盘目的就是通过重溯过程弄清楚问题的原因,本着实事求是的态度,总结归纳经验教训。

  3.评估结果:将当前实际完成的结果与原定的目标相比较,客观分析工作中的亮点和不足,注意亮点与不足同样重要。结果与目标对比有三种情况出现,一是实际完成情况与设定目标一致;二是实际完成情况未达到设定目标;三是实际完成情况好于设定目标。结果对比就是要从差距找到形成差距的原因,为什么会有这些问题。评估结果要讲事实,客观反映结果存在的问题,避免报喜不报忧,盲人摸象。

  4.分析原因:分析事情成功和失败的根本原因,包括主观和客观方面。哪些是可控的,哪些是不可控的?群策群力共同分析挖掘,不要局限于就事论事,而是将问题抽象总结,梳理应对方式,进一步形成规范。

  5.总结经验:总结规律时不要流于形式,走过场,简单下结论。应该是总结得失,哪些需要实施新的举措改进,哪些可以定模成型,哪些是不适合要停止的项目。将有规律的问题进行提炼,总结改善,不断升华和提高。

  刘远敏:中小企业在创业和发展过程中,受到外界环境、内部管理等不确定因素的影响。用复盘方法比较适合发展中的中小企业去解决财务管理的困境和问题。简单理解复盘就是定期为企业的健康发展做全面检查,降低试错成本的发生,避免重复犯错规避经营风险。但复盘也不是简单的用过去的经验、历史数据去预测未来,企业的生存之道就是在未知的环境变化中不断探索和创新,去寻求应对这些变化的策略。通过复盘方式来不断学习、实践、认知、改进,提升,提高外界环境变化的感知能力和应对能力,调整好战略发展方向,以便更好地适应外界环境变化,抓住发展的机遇和机会,学会有的放矢,把企业的有限资源聚焦到核心项目、产品及服务上,提高创新研发能力、团队协作能力,从而提升核心竞争力。

  记者问:听了您介绍的复盘理论方法和对企业管理的好处,我非常感兴趣,想知道您是什么时候想到用这个方法论去改善工作遇到的问题?

  刘远敏:我在博恩集团工作期间,2011年集团公司投资成立易极付子公司,这个公司和支付宝一样属于第三方支付行业,虽然当时集团公司一直是从事软件开发的高新技术行业,但对于第三方支付业务,不管从行业监管、财务管理、会计核算、业务与财务的对接,都是全新的业务,没有条件和信息可以向标杆企业学习成功经验,一切都需要从零开始。是在那个时间段我在工作中便有了这个想法,并运用到实际管理工作中,起到了很好的管理效果,所以后来我就不断将这个方法论和实际工作结合,并不断总结提炼,形成了一套可以提高和改善工作效率和效果的方法。

  记者问:那你是如何将复盘理论运用到实际工作中,并对你的工作有哪些帮助,可以具体介绍一下你以往工作中的成功案例吗?

  刘远敏:前面也谈到我在博恩集团工作的经历,子公司易极付成立初期还没有单独的财务管理团队,集团公司就安排财务总监和我来组织前期的财务管理工作。易极付公司是2011年获得西部第一张由中国人民银行颁发的第三方支付许可牌照,当时成立的目的是将猪八戒平台的交易资金通过易极付来进行托管结算。虽然博恩集团在重庆是最早最大从事软件开发的高新技术企业,但我们财务对于第三方支付业务还是陌生的,没有行业标杆经验可以借鉴学习。作为第三方支付平台,所有的资金清算业务和备付金管理都要接受人民银行监管,这对财务管理就有了更高更新的要求。

  开始的时候很艰难,因为业务系统还不成熟,业务软件要和十几家银行软件对接,我们财务要负责核对每笔资金的掉单业务,要把业务系统的各大银行收款明细导出来,与每家银行系统的收款明细导出来逐一核对,这样我们才能及时核对用户、商户的掉单业务,找到掉单业务发给业务部把信息补上。每天都要及时核对,不能影响平台上用户、商户的资金明细及余额,所以这个工作量非常大。我们财务每周都会定期、不定期和业务部门一起开业务工作会进行复盘讨论,每个部门都将现阶段遇到的各种问题提出来,用复盘工具追踪到问题的根源底部,然后大家一起讨论提出解决方案,业务软件的功能哪些是运用得很好的可以保留的,哪些是存在问题需要进一步优化的。最终我们梳理出我们的业务核算方式、猪八戒平台用户、商户的资金对账如何管理、我们的收费业务在财税业务上怎么处理。基于此我总结写了《易极付支付系统后台功能需求》,一是交易模块需新增的功能,二是财务对账模块需新增的功能,三是后台系统需新增的其他功能。经过反复的复盘讨论工作,我们终于实现由业务系统的资金与银行的资金自动核对,保证平台上用户、商户的资金发生额与余额与银行流水相符,减少和避免了人工干预核对,大大提升了业务端和财务端的工作效率和工作质量。

  在财务核算上,我们根据会计制度、银行会计、结合平台业务和人民银行的监管要求,设置了自己独有的一套会计核算科目,比如:“应收商户手续费”,就是核算平台收取商户交易资金的手续费收入。“应付金融机构手续费”,就是核算平台对接的各家银行扣除的手续费支出。还有风险准备金、应付客户资金等与业务相关的特殊科目。在初步形成核算方式、资金核对、财务操作流程、财务管理制度等管理办法后,易极付公司单独成立了财务管理团队,前面的管理流程及管理制度为易极付公司后来的财务团队奠定了良好的财务管理基础。

  编后:复盘理论用到企业管理中,就是对过去的经验、实际工作中进行学习,帮助企业管理者有效地总结经验、提升工作能力和效率、避免同样的错误重复犯,并将成功经验转化为能力。